كيفية حساب العائد على استثمار أتمتة مسارات العمل

احسبوا عائد استثمار أتمتة مسارات العمل بمقارنة قيمة المنافع القابلة للقياس خلال فترة محددة بالتكلفة الكاملة لبناء الأتمتة وتشغيلها. ابدؤوا بخط أساس حالي، وأدرجوا التكاليف غير المتكررة والمتكررة، واذكروا الافتراضات. وتدعم النتيجة القرار؛ لكنها لا تضمن وفورات.

استخدموا: العائد على الاستثمار = (صافي المنفعة ÷ إجمالي تكلفة الأتمتة) × 100%. وصافي المنفعة هو إجمالي المنافع ناقص إجمالي التكاليف. وحافظوا على فترة موحدة، مثل أول 12 شهراً، وأظهروا الافتراضات.

1. حددوا مسار العمل وخط الأساس

صفوا بداية العملية ونهايتها والحالات الداخلة في النطاق وما يُعد نتيجة مكتملة. ثم قيسوا العملية الحالية خلال فترة تمثيلية. وقيسوا الحجم ووقت المعالجة الفعلي والوقت المنقضي وإعادة العمل والأخطاء والمهام المتراكمة والأشخاص المشاركين.

لا تعتبروا الوقت المنقضي وقت عمل بشري موفراً: فقد ينتظر الطلب ساعات لكنه يتطلب دقائق من العمل الفعلي. وافصلوا الجهد القابل للتجنب عن العمل الذي ينتقل إلى مكان آخر أو يظل بحاجة إلى مراجعة. وإذا تعددت أشكال العملية، فاستخدموا عينة أو سجلات النظام لفهم المسارات المختلفة. وتصف Microsoft كيف يستخدم التنقيب في العمليات بيانات الأحداث لرسم سلوك العملية وتحديد الاختناقات وفرص الأتمتة في نبذتها عن التنقيب في العمليات ضمن Power Automate.

2. قدّروا المنافع بتحفظ

صنّفوا المنافع في فئات وتجنبوا احتساب التحسين نفسه مرتين.

• القدرة المحررة: عدد الحالات المؤتمتة أو المعجّلة، مضروباً في وقت المعالجة الذي يمكن تجنبه فعلياً وتكلفة العمل الشاملة، إذا استطاعت المؤسسة استخدام تلك القدرة بصورة منتجة. والوقت المحرر ليس وفراً نقدياً تلقائياً.
• تقليل إعادة العمل: تصحيحات أو إدخالات مكررة أو اتصالات متابعة أقل، تُقدّر قيمتها وفق الجهد أو التكلفة المباشرة التي يجري تجنبها.
• إنجاز أسرع: قد يحسّن تقصير وقت الاستجابة أو الدورة الخدمة أو التحويل، لكن اربطوا هذا الادعاء بأدلة واعزلوا المؤثرات الأخرى قبل إسناد قيمة مالية إليه.
• تحسين المخاطر أو الجودة: قد يكون تقليل الخطوات الفائتة أو اكتمال السجلات مهماً حتى عند غياب قيمة نقدية موثوقة. وتابعوا ذلك كمقاييس تشغيلية بدلاً من إجباره على الدخول في رقم العائد على الاستثمار.

استخدموا النتائج المرصودة حيث أمكن. وللمنافع المفترضة، مثل الحجم المستقبلي أو زيادة التحويل، اعرضوا سيناريوهات منخفضة ومتوقعة ومرتفعة مع مبرراتها. وأبقوا النتائج غير المالية ظاهرة أيضاً.

3. احسبوا التكلفة الكاملة

أدرجوا الاكتشاف وإعادة تصميم العملية وتهيئة البرمجيات أو تطويرها والتكاملات والتراخيص ورسوم الاستخدام وإعداد البيانات ومراجعة الأمن والتدريب وإدارة التغيير والمراقبة والدعم والتحديثات. وأضيفوا الوقت الداخلي للأشخاص الذين سيختبرون المسار أو يعتمدونه أو يصونونه. وإذا سعّر المزوّد التنفيذ منفصلاً عن رسوم المنصة أو الدعم، فأظهروا كل بند والفترة التي يغطيها.

في المسارات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، احتسبوا المراجعة البشرية والتعامل مع الاستثناءات تكاليف تشغيلية. وقدّروا الاستخدام المستمر وفق الحجم المتوقع، ووثّقوا ما يحدث عند تغيّر النموذج أو النظام المتصل. ويؤكد إطار إدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي لدى NIST حوكمة دورة الحياة والسياق والقياس والإدارة المستمرة؛ ويمكن لهذه الاعتبارات أن تؤثر في العمل والتكلفة الفعليين لاستدامة مسار ذكاء اصطناعي. راجعوا المكونات الأساسية لإطار NIST لإدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي.

4. احسبوا واختبروا تحت ظروف ضاغطة

لمنظور سنة واحدة، اطرحوا كل التكاليف من المنافع المتحققة في تلك السنة. واقسموا صافي المنفعة على إجمالي التكلفة واضربوا في 100. وتتحقق فترة الاسترداد عندما تتساوى المنافع التراكمية مع التكاليف التراكمية. وللمشاريع الأطول، قارنوا التدفقات النقدية بحسب الفترة واذكروا افتراضات الخصم أو التوقيت بدلاً من خلط القيم المستقبلية والحالية.

ثم اختبروا ما يحدث إذا انخفض الحجم أو استغرق التبنّي وقتاً أطول أو ارتفعت معدلات الاستثناء أو زادت تكاليف التنفيذ. وإذا لم تنجح الجدوى إلا في ظل أكثر الافتراضات تفاؤلاً، فقد تكون الخطوة التالية تجربة صغيرة لجمع الأدلة لا إطلاقاً شاملاً.

مثال افتراضي: إدخال بيانات الفواتير

لنفترض أن فريقاً يعالج 1,000 فاتورة شهرياً، ويقضي ست دقائق لكل فاتورة في الإدخال والمراجعة. وعند افتراض تكلفة عمل شاملة قدرها 30 دولاراً أمريكياً للساعة، يعادل ذلك 100 ساعة، أو 3,000 دولار أمريكي من قيمة القدرة الشهرية. وفي هذا السيناريو الافتراضي، تقلل الأتمتة إجمالي المعالجة والمراجعة إلى 50 ساعة شهرياً، فتحرر 50 ساعة تُقدّر بـ1,500 دولار أمريكي شهرياً إذا استطاع الفريق استخدامها بصورة منتجة. وهذه قيمة قدرة، وليست وفورات تلقائية في الرواتب. ولنفترض استخدام المسار طوال الأشهر الـ12 من سنته الأولى: تبلغ المنفعة المقدّرة في النموذج 18,000 دولار أمريكي. وتشمل تكاليف السنة الأولى 6,000 دولار أمريكي للتنفيذ و4,800 دولار أمريكي للبرمجيات و2,400 دولار أمريكي للصيانة والدعم الداخلي، بإجمالي 13,200 دولار أمريكي. ويكون تقدير الصيانة والدعم منفصلاً عن ساعات المعالجة والمراجعة المستمرة للفواتير البالغة 50 ساعة. ويبلغ صافي المنفعة المقدّرة 4,800 دولار أمريكي، لذا يكون العائد البسيط للسنة الأولى (18,000 − 13,200) ÷ 13,200 × 100، أي نحو 36.4%. ويفترض ذلك إعادة توظيف الساعات الـ50 المحررة كاملة بصورة منتجة طوال الأشهر الـ12؛ والأرقام افتراضية ولا تضمن عوائد أو وفورات نقدية.

واصلوا التحقق بعد الإطلاق

سجّلوا خط الأساس والافتراضات ومسؤول التكلفة والمقاييس المستهدفة. وبعد الإطلاق، قارنوا الحجم الفعلي ووقت المعالجة والاستثناءات والجودة والتكاليف بخط الأساس. وأعيدوا النظر في الحساب مع تغيّر المسار.

للمساعدة على تقييم فرصة أتمتة وافتراضاتها التشغيلية، اطّلعوا على خدمات Zendral للذكاء الاصطناعي والأتمتة أو تواصلوا مع الفريق.

استكشفوا المزيد من الرؤى ←