Come calcolare il ROI dell’automazione dei flussi di lavoro

Calcolate il ROI dell’automazione dei flussi di lavoro confrontando il valore dei benefici misurabili in un periodo definito con il costo complessivo di realizzazione e gestione dell’automazione. Partite dalla situazione attuale, includete costi iniziali e ricorrenti ed esplicitate le ipotesi. Il risultato aiuta a decidere, ma non garantisce risparmi.

Usate la formula: ROI = (beneficio netto ÷ costo totale dell’automazione) × 100%. Il beneficio netto è dato dai benefici totali meno i costi totali. Mantenete un periodo coerente, ad esempio i primi 12 mesi, e indicate le ipotesi.

1. Definite il flusso e il punto di partenza

Descrivete dove inizia e termina il processo, quali casi rientrano nel perimetro e cosa costituisce un risultato completato. Misurate quindi il processo attuale in un periodo rappresentativo. Rilevate volumi, tempo di lavorazione attiva, tempo trascorso, rilavorazioni, errori, arretrati e persone coinvolte.

Non considerate il tempo trascorso come lavoro risparmiato: una richiesta può restare in attesa per ore ma richiedere pochi minuti di lavoro attivo. Separate lo sforzo evitabile dal lavoro che viene trasferito altrove o richiede ancora una revisione. Se il processo ha molte varianti, usate un campione o le registrazioni dei sistemi per capire i diversi percorsi. Microsoft descrive come il process mining usa i dati degli eventi per ricostruire i processi e individuare colli di bottiglia e opportunità di automazione nella sua panoramica sul process mining di Power Automate.

2. Stimate i benefici con prudenza

Suddividete i benefici per categoria ed evitate di conteggiare due volte lo stesso miglioramento.

• Capacità liberata: casi automatizzati o accelerati, moltiplicati per il tempo di lavorazione effettivamente evitabile e per il costo del lavoro comprensivo degli oneri, se l’organizzazione può utilizzare produttivamente quella capacità. Il tempo liberato non equivale automaticamente a un risparmio di cassa.
• Riduzione delle rilavorazioni: meno correzioni, inserimenti duplicati o contatti successivi, valorizzati in base all’impegno o al costo diretto evitato.
• Completamento più rapido: un tempo di risposta o di ciclo più breve può migliorare il servizio o le conversioni, ma prima di attribuirgli un valore economico occorre dimostrarlo e isolare le altre influenze.
• Miglioramento del rischio o della qualità: meno passaggi saltati o registrazioni più complete possono essere importanti anche quando non è disponibile un valore monetario attendibile. Monitorateli come misure operative invece di forzarli nel calcolo del ROI.

Usate risultati osservati quando possibile. Per benefici ipotizzati, come volumi futuri o maggiori conversioni, mostrate scenari basso, atteso e alto con le relative motivazioni. Mantenete visibili anche i risultati non finanziari.

3. Considerate tutti i costi

Includete analisi e riprogettazione dei processi, configurazione o sviluppo del software, integrazioni, licenze, costi a consumo, preparazione dei dati, verifica della sicurezza, formazione, gestione del cambiamento, monitoraggio, assistenza e aggiornamenti. Aggiungete il tempo interno delle persone che testeranno, approveranno o manterranno il flusso. Se un fornitore quota separatamente implementazione, piattaforma e assistenza, indicate ogni voce e il periodo coperto.

Per i flussi con IA, considerate revisione umana e gestione delle eccezioni come costi operativi. Stimate l’utilizzo continuo in base ai volumi previsti e documentate cosa accade quando cambiano il modello o il sistema collegato. Il quadro NIST per la gestione del rischio dell’IA sottolinea governance lungo il ciclo di vita, contesto, misurazione e gestione continua: aspetti che possono incidere sul lavoro e sui costi effettivi necessari a mantenere un flusso con IA. Consultate il nucleo del NIST AI RMF.

4. Calcolate e verificate la tenuta delle ipotesi

Su un orizzonte annuale, sottraete tutti i costi dai benefici realizzati nell’anno. Dividete il beneficio netto per il costo totale e moltiplicate per 100. Il punto di recupero dell’investimento si raggiunge quando i benefici cumulati eguagliano i costi cumulati. Per progetti più lunghi, confrontate i flussi di cassa per periodo ed esplicitate le ipotesi di attualizzazione o tempistica, senza mescolare valori futuri e attuali.

Verificate poi cosa succede se i volumi sono inferiori, l’adozione richiede più tempo, le eccezioni sono più frequenti o i costi di implementazione aumentano. Se il caso funziona solo con le ipotesi più ottimistiche, il passo successivo potrebbe essere un piccolo progetto pilota per raccogliere evidenze, invece di un’implementazione completa.

Esempio ipotetico: inserimento dei dati delle fatture

Supponiamo che un team gestisca 1.000 fatture al mese, dedicando sei minuti per fattura a inserimento e controllo. Con un costo del lavoro ipotizzato di 30 USD all’ora, comprensivo degli oneri, sono 100 ore, pari a 3.000 USD di capacità mensile. In questo scenario ipotetico, l’automazione riduce lavorazione e revisione complessive a 50 ore al mese, liberando 50 ore dal valore di 1.500 USD al mese se il team può impiegarle produttivamente. È valore della capacità, non un risparmio automatico sulle retribuzioni. Supponiamo che il flusso sia usato per tutti i 12 mesi del primo anno: il beneficio stimato è di 18.000 USD. I costi del primo anno sono 6.000 USD per l’implementazione, 4.800 USD per il software e 2.400 USD per manutenzione e assistenza interna, per un totale di 13.200 USD. La stima di manutenzione e assistenza è separata dalle 50 ore di lavorazione e revisione continuative delle fatture. Il beneficio netto stimato è di 4.800 USD; il ROI semplice del primo anno è quindi (18.000 − 13.200) ÷ 13.200 × 100, circa il 36,4%. Il calcolo presume che tutte le 50 ore liberate siano reimpiegate produttivamente per tutti i 12 mesi; le cifre sono ipotetiche e non garantiscono rendimenti né risparmi di cassa.

Continuate a misurare dopo il lancio

Registrate la situazione iniziale, le ipotesi, il responsabile dei costi e le misure obiettivo. Dopo il lancio, confrontate volumi effettivi, tempi di lavorazione, eccezioni, qualità e costi con il punto di partenza. Rivedete il calcolo quando il flusso cambia.

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